1. Vispārīgie noteikumi

1.1. SIA “VNK serviss” galvenās darbības jomas: 
1.1.1.Siltumapgāde - siltumenerģijas ražošana, sadale, piegāde un tirdzniecība.
1.1.2.Ūdensapgāde un notekūdeņu attīrīšana - ūdens ieguve un sagatavošana, ūdens piegāde un notekūdeņu savākšana un attīrīšana.
1.1.3.Dzīvojamo namu pārvaldība un īres pakalpojumu joma – daudzdzīvokļu dzīvojamo māju pārvaldīšana un apsaimniekošana un Ventspils novada pašvaldībai piederošo īres dzīvokļu fonda pārvaldība.
1.1.4.tāpat uzņēmums nodrošina ūdensvada un kanalizācijas tīklu apkalpošanu un remontu, kā arī sniedz citus pakalpojumus, kuri ir saistīti ar pamatdarbību, piemēram, servisa pakalpojumus apsaimniekojamajos namos.

1.2. SIA “VNK serviss” (turpmāk – Pārzinis), sniedzot savus pakalpojumus, ciena Jūsu privātumu un apņemas to sargāt atbilstoši šai privātuma politikai (turpmāk – Privātuma politika). Šīs Privātuma politikas mērķis ir sniegt Jums informāciju par to kādam nolūkam SIA “VNK serviss” iegūst personas datus, par datu apjomiem un datu  apstrādes termiņiem, par datu aizsardzību, kā arī informēt Jūs par Jūsu tiesībām.

1.3. Apstrādājot personas datus SIA “VNK serviss” ievēro Latvijas Republikas spēkā esošos normatīvos aktus, Eiropas Parlamenta un Padomes regulu (ES) 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (Vispārīgā datu aizsardzības regula) (turpmāk – Regula), kā arī citus normatīvos aktus privātuma un personas datu apstrādes jomā.

1.4. SIA “VNK serviss” Privātuma politika attiecas uz ikvienu fizisko personu, kuras personas datus apstrādā SIA “VNK serviss” un tā ir attiecināma uz personas datu apstrādi neatkarīgi no tā, kādā formā Jūs vai jebkura cita fiziskā persona ir sniegusi personas datus: SIA “VNK serviss” interneta vietnē, papīra formātā vai telefoniski.

1.5. Privātuma politika vispārīgi apraksta SIA “VNK Serviss” veikto personas datu apstrādi. Detalizētāks apraksts par personas datu apstrādi var būt noteikts ārējos un iekšējos normatīvajos aktos, kas regulē pakalpojumu saņēmējiem sniedzamo pakalpojumu sniegšanas kārtību, līgumos, citos ar pakalpojumiem saistītos dokumentos un tīmekļa vietnē: www.vnkserviss.lv

2. Lietotie termini 

▪ Klients – jebkura fiziska persona, kura vēlas slēgt līgumu, ir noslēgusi līgumu, saņem vai vēlas saņemt SIA “VNK serviss” pakalpojumus.
▪ Datu subjekts – jebkura fiziska persona, kuras personas dati ir SIA “VNK serviss” rīcībā.
▪ Uzdevums – uz likuma, līguma, administratīvā akta vai rīkojuma pamata Ventspils novada dots uzdevums SIA “VNK serviss” noteiktu uzdevumu vai deleģēto funkciju veikšanai.
▪ Regula – Eiropas Parlamenta un Padomes Regula (ES) 2016/679 (2016.gada 27.aprīlis) par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK. 
▪ Apstrādātājs - fiziska vai juridiska persona, kura pārziņa vārdā apstrādā personas datus, bet nav pārziņa darbinieks.
▪ Trešā persona - fiziska vai juridiska persona, kura nav datu subjekts, pārziņa darbinieks, apstrādātājs vai apstrādātāja darbinieks.
▪ Piekrišana - jebkura brīvi sniegta, konkrēta, apzināta un viennozīmīga norāde uz datu subjekta vēlmēm, ar kuru viņš paziņojuma vai skaidri apstiprinošas darbības veidā sniedz piekrišanu savu personas datu apstrādei.

3. Pārziņa identitāte un kontaktinformācija

3.1. Pārzinis - SIA "VNK serviss", biroja adrese: Saules iela 19, Ventspils, LV-3601, tālrunis: tālrunis: +3712000209, e-pasts: info@vnkserviss.lv, tīmekļa vietnes adrese: http://www.vnkserviss.lv/

3.2. Kontaktinformācija ar personas datu apstrādi saistītajos jautājumos ir: datuaizsardziba@vnkserviss.lv

3.3. Izmantojot šo kontaktinformāciju vai vēršoties biroja adresē (Saules iela 19, Ventspils), varat uzdot jautājumu par SIA "VNK serviss" kā personas datu pārziņa veikto personas datu apstrādi.

4. Personas datu apstrādes un aizsardzības principi

4.1. SIA “VNK serviss” (turpmāk – Pārzinis) apstrādā personas datus likumīgi, godprātīgi un datu subjektam pārredzamā veidā, ievērojot šādus principus:
4.1.1. datu minimizēšana – apstrādā personas datus adekvāti, atbilstīgi un tikai tos, kas nepieciešami apstrādes nolūku sasniegšanai;
4.1.2. integritāte un konfidencialitāte – apstrādā personas datus tādā veidā, lai tiktu atbilstoša personas datu drošība, tostarp aizsardzība pret neatļautu vai nelikumīgu apstrādi un pret nejaušu nozaudēšanu, iznīcināšanu vai sabojāšanu, izmantojot atbilstošus tehniskos vai organizatoriskos pasākumus. Nodrošina tehniskus un organizatoriskus pasākumus, lai neradītu kaitējumu Klientam. Pārzinis rūpējas par datu integritāti jeb spēju datus atjaunot, ja kāda negadījuma rezultātā tie ir zaudēti vai bojāti. Tiek nodrošināta datu integritāte, sekojot stingrām elektronisko kopiju veidošanas un izmantošanas procedūrām.
4.1.3. Glabāšanas ierobežojums – personas datus glabā ne ilgāk kā nepieciešams nolūkiem, kādos attiecīgos personas datus apstrādā.
4.1.4. Skaidri mērķi – katram datu apstrādes veidam ir noteikts skaidrs apstrādes nolūks, par kuru informē Klientu.
4.1.5. Precizitāte – apstrādā tikai precīzus personas datus, un ja tas būs nepieciešams, tos atjauninās;
4.1.6. Nolūka ierobežojums – personas dati tiek vākti tikai konkrētos, skaidros un leģitīmos nolūkos, un to turpmāku apstrādi neveiks ar minētajiem nolūkiem nesavietojamā veidā, izņemot, ja tas būs nepieciešams, lai izpildītu normatīvajos aktos noteiktās funkcijas un pienākumus.

5. Personas datu apstrādes nolūks

5.1. Pārzinis apstrādā personas datus, lai nodrošinātu Klientam kvalitatīvu, savlaicīgu un ērtu apkalpošanu līgumattiecību laikā, kā arī lai nodrošinātu Ventspils novada doto uzdevumu un likuma prasību izpildi:
5.1.1. Pakalpojumu sniegšanai Klientiem;
5.1.2. Klienta attiecību (t.sk. attālinātai) vadīšanai, nodrošinot Līguma noslēgšanu un izpildi, kā arī ar to saistīto procesu un pakalpojumu realizāciju;
5.1.3. Klienta tiesībspējas pārbaudei slēdzot pakalpojumu līgumus vai saņemot Uzdevumu;
5.1.4. Klienta sūdzību izskatīšanai un atbalsta (t.sk. tehniskā atbalsta) nodrošināšanai saistībā ar sniegtajiem pakalpojumiem un saņemtajiem Uzdevumiem;
5.1.5. efektīvas naudas plūsmas pārvaldīšanai, t.sk., Klienta maksājumu un parādu administrēšanai, parādu atgūšanas darbību veikšanai (brīdināšana, tiesvedība, piedziņa);
5.1.6. videonovērošanai drošības nolūkiem.

5.2. Pārzinis apstrādā personas datus, lai veidotu un uzturētu iekšējos procesus, nodrošinātu dokumentu apriti un citus iekšējos procesus (piem., līgumu un citu dokumentu arhivēšanu, grāmatvedības uzskaiti) tam nepieciešamā, samērīgā un  pietiekamā apjomā.

5.3. Pārzinis ir tiesīgs apstrādāt datus zemāk norādītajiem, kā arī citiem nolūkiem, saņemot no Klienta brīvi sniegtu, nepārprotamu un fiksējamu piekrišanu.

6. Personas datu apstrādes tiesiskais pamats

6.1. Pārzinis pakalpojumu sniegšanas ietvaros apstrādā personas datus šādos gadījumos:
6.1.1. Klients ir devis piekrišanu savu personas datu apstrādei (piemēram, e-pasta izmantošanu rēķinu saņemšanai, ja nav (Bill.me vietne) u. tml.).
6.1.2. Apstrāde ir vajadzīga līguma, kura līgumslēdzēja puse ir datu subjekts, izpildei vai pasākumu veikšanai pēc datu subjekta pieprasījuma pirms līguma noslēgšanas (piemēram, slēdzot pakalpojuma līgumus nepieciešams apstrādāt līgumslēdzējpuses personas datus).
6.1.3.Apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uz Pārziņa attiecināmu juridisku pienākumu (piemēram, likumos, Ministru kabineta noteikumos un Ventspils novada saistošajos noteikumos).
6.1.4.Pārziņa leģitīmas intereses - interešu nodrošināšana strīdu gadījumos, pakalpojumu kvalitātes nodrošināšana un uzlabošana, drošības un piekļuves kontrole, infrastruktūras, personāla, apmeklētāju drošība, noziedzīgu nodarījumu novēršana, atklāšana, izmeklēšana, fizisku draudu novēršana personālam, apmeklētājiem un infrastruktūrai.

7. Automatizētā lēmuma pieņemšana

 

Attiecībā uz personas apstrādi automatizētā lēmuma pieņemšana netiek veikta.

8. Personas datu kategorijas

 

8.1. Personas dati tiek iegūti no Klienta un noteiktos gadījumos arī no trešajām personām (piemēram, no publiskiem reģistriem).

8.2. Pakalpojumu sniegšanas ietvaros Pārzinis lielākoties apstrādā, bet ne tikai, šādas personas datu kategorijas:
8.2.1. identifikācijas dati (piemēram, vārds, uzvārds, personas kods, dzimšanas datums, personu apliecinoša dokumenta dati);
8.2.2. kontaktinformācija (piemēram, adrese, tālruņa numurs, e-pasta adrese);
8.2.3. finanšu dati (piemēram, bankas konts, atlīdzības apmērs);
8.2.4. informācija par klienta maksājumiem, tostarp, parādu.

8.3. Pārzinis ēku un tām piegulošo teritoriju, klientu, Pārziņa darbinieku ietvaros, Videonovērošana netiek veikta telpās kurās Klients varētu sagaidīt paaugstinātu privātumu, kā arī vietās kur tiek veikta videonovērošana ir izvietotas informatīvas uzlīmes. Veicot videonovērošanu, Pārzinis apstrādā šādus personas datus:
8.3.1. personas attēls;
8.3.2. personas attēla ieraksta vieta;
8.3.3. personas rīcības veids.

8.4. Sniedzot informāciju publiskām un privātām personām ārējos normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos un apjomā, kā arī, nodrošinot saziņu ar Klientiem, uzņēmējiem un citām publiskām vai privātām personām, Pārzinis var apstrādāt šādus personas datus:
8.4.1. identifikācijas dati;
8.4.2. kontaktinformācija;
8.4.3. jebkādi personas dati, atkarībā no iesnieguma veida.

8.5. Informējot sabiedrību par Pārziņa darbību, Pārzinis var apstrādāt personu fotoattēlus un audiovizuālas fiksācijas.

9. Personas datu glabāšanas ilgums

9.1. Pārzinis apstrādās Klienta personas datus, kamēr pastāv vismaz viens no šādiem apstākļiem:
9.1.1. ir spēkā Līgums starp Klientu un Pārzini;
9.1.2. personas datu glabāšanās termiņš ir noteikts vai izriet no Latvijas Republikas un Eiropas Savienības normatīvajiem aktiem;
9.1.3. cik tas ir nepieciešams Pārziņa leģitīmo interešu realizācijai un aizsardzībai;
9.1.4. kamēr nav izpildīts Novada Uzdevums (Pārziņa likumisks pienākums);
9.1.5. kamēr nav pamatoti atsaukta Klienta piekrišana personas datu apstrādei un/vai pamatoti lūgts dzēst personas datus.

9.2. Pēc glabāšanas laikposma beigām, personas dati tiks neatgriezeniski dzēsti, ja vien saskaņā ar normatīvajiem aktiem nepastāvēs pienākums tos glabāt.

10. Personas datu nodošana

10.1. Lai sniegtu Klientam pakalpojumus, Pārzinis var kopīgot/nodot Klienta personas datus ar:
10.1.1. Ventspils novadu;
10.1.2. Ventspils novada uzņēmumiem, ja tas paredzēts normatīvajā aktā, noslēgtajā līgumā vai Klients tam ir devis piekrišanu;
10.1.3. līgumpartneriem, kas iesaistīti Klientam pakalpojumu nodrošināšanā;
10.1.4. parādu piedziņas aģentūrām, kredītinformācijas birojiem, parādvēstures datubāzes turētājiem vai citām parādu atgūšanas organizācijām;
10.1.5. cesionāriem – lai nodrošinātu efektīvu naudas plūsmas pārvaldību, Pārzinim ir tiesības cedēt prasījuma tiesības pret parādnieku vai parādniekiem.

10.2. Pārzinim ir pienākums sniegt informāciju par personas datiem šādām iestādēm un dienestiem:
10.2.1. tiesībsargājošām iestādēm, tiesai vai citām valsts un pašvaldības iestādēm, ja tas izriet no normatīvajiem aktiem vai attiecīgās iestādes pamatota informācijas pieprasījuma;
10.2.2. palīdzības dienestiem (t.sk. ārkārtas situācijās).

10.3. Pārzinis patur tiesības nepieciešamības gadījumā nodot Klienta personas datus pakalpojumu sniedzējiem, ja tas ir nepieciešams labākam servisam un kvalitatīvu pakalpojumu sniegšanai Klientam vai leģitīmu prasību izpildei (Datu apstrādātājiem).

10.4. Ņemot vērā personas datu apstrādātāju skaitu, kā arī to mainīgo sastāvu, SIA “VNK serviss” nepublicē šādu pakalpojumu sniedzēju sarakstu, taču Klientam ir tiesības vērsties pie SIA “VNK serviss” ar lūgumu sniegt šādu informāciju (par pēdējiem diviem gadiem).

10.5. Pārzinis nekādā gadījumā nenodod personas datus trešajām personām, ja šādai personas datu apstrādei nav tiesiska pamata un nav iepriekš definēts personas datu apstrādes nolūks, kā arī, ja minētās trešās personas, ņemot vērā apstrādes raksturu, apmēru, kontekstu un nolūkus, kā arī dažādas iespējamības un nopietnības pakāpes riskus attiecībā uz fizisku personu tiesībām un brīvībām, nespēj pārredzami nodrošināt atbilstošus tehniskus un organizatoriskus pasākumus, lai nodrošinātu un spētu uzskatāmi parādīt, ka personas datu apstrāde notiek saskaņā ar Regulu, vai nespēj sniegt pamatotas garantijas, ka tiks nodrošināta personas datu apstrādes drošība un datu subjektu tiesību ievērošana.

11. Personas datu nodošana ārpus ES un EEZ

11.1. Klientu personas dati netiek pastrādāti ārpus Eiropas Savienības (turpmāk – ES) vai Eiropas Ekonomiskās zonas (turpmāk – EEZ). 

11.2. Noteiktas personas datu kategorijas tiek apstrādas Apvienotajā Karalistē, ja Klients izvēlēsies veikt norēķinus par Pārziņa saņemtajiem pakalpojumiem, izmantojot piedāvāto BILL.ME rēķinu apkalpošanas platformu. 

11.3. 2021.gada 28.jūnijā, Eiropas Komisija, saskaņā ar Regula 45.pantu un Policijas direktīvas 36.pantu pieņēma lēmumus par aizsardzības līmeņa pietiekamību personas datu nosūtīšanai uz Apvienoto Karalisti. Tas nozīmē, ka personas datus uz Apvienoto Karalisti var nosūtīt līdzīgi kā uz Eiropas Savienības vai Eiropas Ekonomiskās zonas valsti un nav jāievieš papildus pasākumi apstrādes drošības līmeņa nodrošināšanai, lai personas datus apstrādi uzskatītu par atbilstošu normatīvajam ietvaram.

12. Datu drošība

12.1. Pārzinis nodrošina, pastāvīgi pārskata un uzlabo aizsardzības pasākumus, lai aizsargātu Klienta personas datus no nesankcionētas piekļuves, nejaušas nozaudēšanas, izpaušanas vai iznīcināšanas. Lai to īstenotu, Pārzinis pielieto mūsdienu tehnoloģijas, tehniskas un organizatoriskas prasības, t.sk., izmantojot ugunsmūrus, ielaušanās atklāšanas programatūras un datu šifrēšanu.

12.2. Pirms sadarbības uzsākšanas ar jaunu pakalpojumu sniedzēju, ja paredzēts, ka tas sadarbības ietvaros piekļūs Klientu personas datiem, Pārzinis rūpīgi pārliecinās par potenciālā sadarbības partnera realizētajiem drošības pasākumiem atbilstošas personas datu apstrādes nodrošināšanā. 

12.3. Pārzinis neuzņemas atbildību par nesankcionētu piekļuvi Klientu persona datiem un/vai datu zudumu, ja tas noticis Klientu vainas vai nolaidības dēļ. 

13. Datu subjekta tiesības

13.1. Klients var vērsties SIA “VNK serviss” ar lūgumu īstenotu šādas savas tiesības:
13.1.1. pieprasīt piekļuvi saviem personas datiem un saņemt precizējošu informāciju par to, kādi personas dati par viņu ir SIA “VNK serviss” rīcībā, kādiem nolūkiem SIA “VNK serviss” apstrādā šos personas datus, personas datu saņēmēju kategorijas (personas, kam personas dati ir izpausti vai kam tos paredzēts izpaust, ja vien normatīvie akti konkrētā gadījumā atļauj SIA “VNK serviss” šādu informāciju sniegt (piemēram, SIA “VNK serviss” nevar sniegt Klientam
informāciju par attiecīgām valsts institūcijām, kuras ir kriminālprocesa virzītāji, operatīvas darbības subjekti vai citas institūcijas, par kurām normatīvie akti aizliedz šādas ziņas izpaust), informāciju par laikposmu, cik ilgi personas dati tiks glabāti, vai kritēriji, ko izmanto minētā laikposma noteikšanai.
13.1.2. Saņemt apstrādē esošo personas datu kopiju.
13.1.3. Pieprasīt labot neprecīzus Klientu personas datus, uzrādot dokumentu, kurā ir norādīti precīzie dati.
13.1.4. Panākt, lai nepilnīgi personas dati tiktu papildināti.
13.1.5. Atsaukt doto piekrišanu apstrādei.
13.1.6. Ierobežot datu apstrādi. Tiesības ierobežot apstrādi nozīmē, ka Pārzinis neapstrādās personas datus laikā, kad pēc Klienta iniciatīvas Pārzinis veic Klientu personas datu precizitātes un pilnīguma izpēti, vai arī, ja Klients nepārprotami vēlas, lai Pārzinis neizdzēš Klienta personas datus svarīga iemesla dēļ. Šīs tiesības daļēji var izmantot arī bez Klienta skaidri izteiktiem norādījumiem (īpaši gadījumos, ja Pārzinis konstatē, ka Klienta personas dati nav precīzi). Tiklīdz kā vairs nepastāv iemesli apstrādes ierobežošanai, Pārzinis par to informēs Klientu.
13.1.7. Pieprasīt dzēst vai ierobežot to personas datu apstrādi, kuru apstrāde vairs nav nepieciešama saskaņā ar nolūkiem, kādiem tie tika vākti un apstrādāti (tiesības “tikt aizmirstam”), ja tam ir pamats.

13.2. Pieprasījumu par savu tiesību īstenošanu Klients var iesniegt:
13.2.1. rakstveida formā klātienē, iesniedzot iesniegumu;
13.2.2. elektroniskā pasta veidā, parakstot ar drošu elektronisko parakstu un nosūtot to uz elektroniskā pasta adresi: datuaizsardziba@vnkserviss.lv ;
13.2.3. sūtot pašrocīgi parakstītu iesniegumu pa pastu uz SIA “VNK serviss” juridisko adresi.
13.2.4. Saņemot personas pieprasījumu par savu tiesību īstenošanu, Pārzinis pārliecinās par personas identitāti, izvērtē pieprasījumu un izpilda to saskaņā ar normatīvajiem aktiem. Atbilde tiek sniegta pēc iespējas ātrāk, ņemot vērā personas norādīto atbildes saņemšanas veidu – ierakstītā pasta sūtījumā pa pastu uz personas deklarēto dzīvesvietas adresi vai pieprasījumā norādīto kontaktadresi, uz personas norādīto elektroniskā pasta adresi ar drošu elektronisko parakstu, ja atbildi persona vēlas saņemt elektroniski, vai izsniedz klātienē.
13.2.5. Ja, sadarbojoties ar Pārzini Klients nevarat panākt savu tiesību īstenošanu, Klientam ir tiesības iesniegt sūdzību Datu valsts inspekcijai. Iesniegumu paraugus Datu valsts inspekcijai un citu saistītu informāciju var atrast Datu valsts inspekcijas tīmekļa vietnē (http://www.dvi.gov.lv/lv/datuaizsardziba/privatpersonam/iesniegumu-paraugi/ ).

14. Tīmekļa vietne

Sīkdatnes
Sīkdatnes ir mazas teksta datnes, kuras tīmekļa pārlūkprogramma (piemēram, Internet Explorer, Firexox, Safari u.c.) saglabā lietotāja ierīcē (datorā, mobilajā tālrunī, planšetē) brīdī, kad lietotājs apmeklē tīmekļa vietni, lai identificētu pārlūkprogrammu vai pārlūkprogrammā saglabātu informāciju vai iestatījumus. Tādējādi ar sīkdatņu palīdzību tīmekļa vietne iegūst spēju saglabāt lietotāja individuālos iestatījumus, atpazīt viņu un atbilstoši reaģēt, ar mērķi uzlabot vietnes lietošanas pieredzi. Lietotājs var atspējot vai ierobežot sīkdatņu izmantošanu, taču bez sīkdatnēm nebūs iespējams pilnvērtīgi izmantot visas vietņu funkcijas.

Nepieciešamās sīkdatnes
Nepieciešamās sīkdatnes ir būtiskas un tās Klientam ļauj piekļūt dažādām tīmekļa vietnes daļām. Šīs sīkdatnes tiek saglabātas Klienta datorā, viedtālrunī, planšetdatorā vai citā ierīcē vietnes apmeklējuma un pārlūkošanas laikā vai noteiktā laika periodā. Tās tiek iestatītas, reaģējot uz Klienta darbībām, kas ir uzskatāmas par pakalpojuma pieprasīšanu, piemēram, privātuma preferenču iestatīšana, pierakstīšanās vai veidlapu aizpildīšana. Šīs sīkdatnes ir nepieciešamas tīmekļa vietnes darbībai, tāpēc tās nevar izslēgt, un tādēļ lietotāja piekrišana šai sīkdatņu kategorijai netiek prasīta.

15. Izmaiņas Privātuma politikā

Privātuma politika laiku pa laikam var tikt atjaunota vai pieņemta jaunā redakcijā. Aktuālā Privātuma politikas redakcija vienmēr ir pieejama Pārziņa tīmekļvietnēs www.vnkserviss.lv, sadaļā “Privātuma politika”. Veicot grozījumus Privātuma politikā, Pārzinis informēs Klientus par jaunas redakcijas pieņemšanu, norādot aktuālo Privātuma politikas redakcijas datumu pašā Privātuma politikas dokumentā, darot to pieejamu SIA “VNK serviss” tīmekļvietnē.